SURAT

Surat

1. PENGERTIAN SURAT

           Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).

2. FORMAT SURAT

format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :

1) bentuk lurus penuh (full block style)

2) bentuk lurus (block style)

3) bentuk setengah lurus (semiblock style)

4) bentuk lekuk (indented style)

5) bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)

3. JENIS-JENIS SURAT

a. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi.

b. Surat Resmi

Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi.

c. Surat Dinas Surat

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri.\

4. BAGIAN-BAGIAN SURAT

• Kepala surat

• Tanggal surat

• Nomor/lampiran/hal

• Alamat yang dituju

• Salam pembuka

• Paragraf pembuka

• Isi

• Paragraf penutup

• Salam penutup

• Nama/tanda tangan/nip

• Tembusan

5. SURAT LAMARAN PEKERJAAN

Penulis surat lamaran hendaknya mematuhi rambu-rambu berikut ini.

a. Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergaris denganmenggunakan kertas berkualitas baik.

b. Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan satu spasi.

c. Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan koreksian.

d. Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerja dengan baik.

e. Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu” atau “bapak”,dan tidak disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.

Bahasa surat lamaran pekerjaan harus memenuhi aturan sebagai berikut:

• Bahasa yang digunakan sopan dan simpatik.

• Kalimat yang digunakan efektif dan komunikatif.

• Menggunakan bahasa yang baku dan ejaan yang tepat.

6. PENGERTIAN SURAT EDARAN

Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan,petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.

v Fungsi surat edaran:

• di kalangan instansi pemerintah, merupakan surat yang dapat memberi petunjuk, penjelasan tentang pelaksanaan atau peraturan;

• di perusahaan swasta, surat edaran dapat berfungsi sebagai pemberitahuan atau pengumuman.

v Macam surat edaran:

• Surat edaran pemerintah,

yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional.

Misalnya:

(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional

(2) edaran tentang sensus penduduk

(3) edaran tentang Pemilu

v Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut.

Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat edaran tentang:

(1) petunjuk kenaikan kelas

(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk kelulusan ujian.

v Surat edaran dari perusahaan

Terdiri dari:

(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yangditujukan untuk satu lingkungan tertentu

(2) Surat edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari ke seluruh lapisan masyarakat / khalayak.

7. KRITERIA SURAT YANG BAIK

1. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat.

2. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya.

3. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis.

4. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan.

5. Surat sebaiknya bersih dan rapi.

8. BAHASA SURAT

1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.

2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit.

3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi.

4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.